Contoh Makalah Tata Persuratan

TATA PERSURATAN

I.                  PENDAHULUAN

            Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis.Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan.Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga.

            Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat kepada perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh perusahaan dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari perusahaan dagang tersebut kepada perusahaan lain. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.

            Namun terkadang kita tidak mengerti bagaimana pengertian, fungsi, bentuk, jenis jenis, dan bahasa surat yang baik dan benar.  Untuk itu, dalam makalah ini akan dibahas mengenai pengertian, fungsi, bentuk, jenis jenis, dan bahasa surat.

II.            PEMBAHASAN

2.1     Pengertian surat

Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.

”Surat merupakan komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi pernyataan, pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan berbagai pihak tertentu”. O. Setiawan Djuharie, dkk (dikuti NN:2001.)

Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percapakan tertulis, dari seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut dapat berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.

Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.

2.2     Fungsi surat

1.Surat sebagai alat komunikasi

            Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada pembaca/penerimanya.Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat dibuat/ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman, surat pembaca pada surat kabar dan lain-lain).

2.Surat sebagai wakil penulis

            Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.

3.Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

            Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

4.Surat sebagai bukti tertulis

            Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diabadikan/diarsipkan untuk kepentingan-kepentingan lain kelak kemudian hari.

Selain fungsi, surat juga memiliki kreteria, syarat dan bahasa surat , sebagai berikut

1.      Kriteria surat

·         Dikemas dalam bentuk yang menarik.

·         Bahasanya mudah dimengerti.

·         Langsung kepada intinya (tidak bertele-tele).

2.      Syarat-syarat isi surat yang baik

·         jelas

·         tepat

·         tuntas

·         sopan

·         singkatdan sederhana

·         penuh pertimbangan

3.      Bahasa surat

·         Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri mengetahui  artinya dan ia mampu menggunakan kata-kata itu.

·         Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan, umum dan bukan kata-kata daerah/asing gaya bahasa dalam penulisan suatu

2.3     Bagian-bagian surat

1)      Kepala Surat

Setiap surat resmi baik niaga maupun pemerintah pasti mempunyai kepala surat atau kop surat. Kepala surat berfungsi sebagai identitas dari mana surat itu dibuat, siapa yang mengirim surat, dan bisa juga digunakan sebagai alat promosi khususnya untuk surat niaga.

2)      Tanggal Surat

Ada dua cara penulisan tanggal surat, yaitu:

o   Jika penulisan tanggal surat menggunakan kertas surat yang sudah berkop maka tidak usah menuliskan nama kota.

o   Jika penulisan tanggal surat menggunakan kertas tanpa kop surat, maka nama kota dapat dituliskan.

3)      Nomor Surat

Penulisan nomor surat ditulis lengkap tidak boleh disingkat No. Sebutan kata yang digunakan Nomor bukan Nomer. Nomor ini ditulis sejak nomor satu sampai surat yang dikeluarkan pada hari ini. Hal tersebut akan mempermudah pencarian surat.

4)      Lampiran

Penulisan kata lampiran ditulis utuh tidak disingkat dengan kata Lamp. Lampiran adalah berkas yang disertakan bersama surat yang dikirimkan. Jika menerima surat disebutkan lampiran beserta jumlahnya, maka harus dicek kebenarannya.

5)      Hal atau Perihal

Hal atau perihal adalah bagian yang menunjukkan pokok isi surat. Isi dari hal ini singkat saja, jika agak panjang bisa dijadikan dua atau tiga baris  agar tidak mengganggu format.

6)      Alamat Dalam

Penulisan alamat dalam dapat ditulis sbb:

o   Penulisan kata Yth. mengikuti orang yang dikirimi surat.

o   Yang diberikan kata Yth. adalah  orangnya bukan lembaganya.

7)      Salam Pembuka

Salam pembuka ditunjukkan untuk menunjukkan sikap hormat kepada penerima surat. Contoh salam pembuka:

o   Dengan hormat,

o   Assalamu’alaikum wr. wb,

8)      Isi Surat

a.       Alinea pembuka

Jika kita menulis surat, maka jangan langsung berbicara mengenai pokok suratnya akan tetapi didahului dengan pembukaan yang penemptannya pada alinea pembuka. Contoh alinea pembuka antara lain:

o   Dengan ini kami beritahukan bahwa .............

o   Kami beritahukan bahwa ...............................

o   Berkenaan dengan surat Saudara tanggal ......Nomor .......

b.      Isi surat

Isi surat merupakan inti dari surat. Isi surat harus ditulis secara singkat, jelas, dan sopan.

c.       Alinea penutup

Alenia penutup digunakan untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada penerima surat.

Contoh:

o   Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

o   Atas bantuan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

9)      Salam Penutup

Salam penutup tidak begitu penting. Tetapi dalam surat niaga atau surat pribadi sering  digunakan seperti:

o   Hormat kami,

o   Wa’alaikum salam.

10)  Nama Jabatan

Nama jabatan perlu dicantumkan untuk mengetahui siapa pejabat yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.

Contoh:

o   Direktur,

o   Kepala

11)  Nama Terang dan NIP

Nama terang penanda tangan surat penting untuk dicantumkan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap isi surat tersebut dan dengan siapa kelak berhubungan jika dikemudian hari membutuhkan tindak lanjut. Jika pejabat tersebut PNS maka perlu juga mencantumkan NIP.

12)  Tembusan

Tembusan adalah surat yang dibuat dengan tindasan kabon ditujukan kepada pihak-pihak yang ada hubungannya dengan isi surat terutama yang menyangkut urusan pembiayaan sebagai akibat dikeluarkannya surat tersebut.

13)  Inisial

Inisial lazim dcantumkan pada surat niaga sedangkan pada surat dinas pemerintah biasanya hanya dicantumkan paraf dari orang yang mengonsep atau membuat surat saja. Apabila pembuat surat tidak mengetik sendiri suratnya, maka perlu mencantumkan singkatan pengetiknya. Contoh: FMI/PP atau fmi/pp.

·     

2.4     Bentuk-bentuk surat

1.Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.

2.Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.

3. Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.

2.5     Jenis-jenis surat

1. Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1). Surat Pribadi

Yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu organisasi atau instansi. Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
Ciri-ciri surat pribadi adalah sebagai berikut :

- Tidak menggunakan kop surat atau kepala surat.

- Tidak menggunakan nomor surat.

- Salam pembuka dan penutup surat bervariasi.

- Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.

Berikut adalah yang termasuk surat pribadi diantaranya :

1. Surat keluarga

2. Surat lamaran kerja

Format surat pribadi

1.        Kota dan tanggal surat.

2.         Nama dan alamat penerimaan surat (sering kali tidak ditulis karena biasanya sudah dicantumkan pada amplop surat).

3.        Salam pembuka.

4.         Paragraf pembuka.

5.        Isi surat.

6.        Paragraf penutup.

7.        Salam penutup.

8.        Nama dan tanda tangan pengirim surat.

                                                                               

 2). Surat Resmi/Dinas,

Merupakan surat yang disampaikan oleh suatu instansi / lembaga kepada seseorang atau lembaga / instansi lainnya.

Surat resmi terbagi atas beberapa bagian, yaitu :

Ø  Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.

Ø  Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha

 Contoh:          - Surat jual beli

- perdangangan

- Kwitansi

Bagian-bagian surat resmi ;

1. Kepala atau kop surat

2. Nomor surat

3. Lampiran

4. Hal

5. Tanggal surat

6. Alamat yang dituju

7. Pembuka atau salam pembuka

8. Isi surat

9. Penutup surat

10. Tembusan surat

Ciri-ciri surat dinas:

a. Menggunakan instrument yang sesuai termasuk ukuran kertas, jenis & warna,

    tinta, serta bentuk tulisan.

b. Memakai bentuk surat yang standar.

c. Menggunakan bahasa Indonesia yang baku dengan penyampaian 

    singkat lugas, jelas dan santun, serta menyajikan fakta yyang  

    benar jika diperlukan.

d. Menghindari kata-kata singkatan dan tidak umum, perhatikan

    kerapihan dan  kebersihan

Bagian-bagian Surat resmi :

1). Kepala / Kop surat, terdiri dari :

            - Nama instansi / lembaga, di tulis dengan huruf besar.

            - Alamat Instansi / lembaga, di tulis dengan variasi huruf besar

                dan kecil

            - Logo Instansi / lembaga

2)  Nomor surat

     Nomor surat selalu di beri :

     - Nomor urut yang selalu di kirimkan

    - kode

    - Tahun

     Misalnya : No.200 / Diklat-1 / 2004

3) Lampiran, berisi lembaran lain yang di sertakan selain surat

4) Hal Perihal

            Menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu

5) Nama Tempat dan Tanggal surat

            Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini tidak di tulis jika blangko surat yang di gunakan adalah blangko surat resmi yang memuat kepala surat, tanggal surat di ketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setenga lurus) atau di sebelah kanan bawah

6) Alamat yang di tuju (jangan gunakan kata kepada)

            Ada 2 macam alamat surat, yaitu alamat dalam (Pada helai surat) dan alamat luar (pada sampul surat). Alamat ini dituliskan tanpa diakhiri tanda baca apapun.

7) Pembuka / salam pembuka

            Merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia ”berbicara” secara tertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan adalah ”Dengan Hormat ,”.Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan di tulis dengan tidak singkat.

8).  Isi surat

            (Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat dan sebagainya di tulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang di sempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan)

9) Penutup surat, berisi

    - Salam penutup

    - Jabatan

    - Tanda tangan

    - Nama ( biasanya disertai nomor induk pegawai / NIP )

10) Tembusan surat, berupa penyertaan / pemberitahuan kepada atasan tentang  adanya suatu kegiatan.

     Anda sudah mengetahui bahwa surat dinas disebut juga surat resmi yang berhubungan dengan instansi pemerintah, sedangkan surat pribadi dikirimkan oleh seseorang sebagai individu dan tidak mewakili sebuah instansi

2. Menuirut isinya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut :

·         Surat Pemberitahuan

·         Surat Perintah

·         Surat Perjanjian

·         Surat Pengantar

·         Surat Undangan

·         Surat Lamaran Pekerjaan.

Contoh :                                                                                 

Cibinong, 1 Agustus 2010

Hal : Lamaran Pekerjaan

Kepada Yth.,
Manajer Sumber Daya Manusia
PT. Hand's Parmantindo
Jl. Raya Bumi Sentoda No. 5
Cibinong
Dengan hormat,
Bpk. Bambang Satrio, seorang asisten editor di PT. Hand's Parmantindo, menginformasikan kepada saya tentang rencana pengembangan Departemen Finansial PT. Hand's Parmantindo.
Sehubungan dengan hal tersebut, perkenankan saya mengajukan diri (melamar kerja) untuk bergabung dalam rencana pengembangan PT. Hand's Parmantindo.
Mengenai diri saya, dapat saya jelaskan sebagai berikut :

Nama Tempat & tgl. lahir Pendidikan Akhir Alamat Telepon, HP, e-mail Status Perkawinan

: Florentina Putri : Probolinggo, 5 Agustus 1979 : Sarjana Akuntansi Universitas Pancasila - Jakarta : Perum Bojong Depok Baru 1, Blok ZT No.3, Cibinong 16913 : 021 - 87903802, HP = 0817 9854 203, e-mail = putri.flo@gmail.com : Menikah.

Saat ini saya bekerja di PT. Flamboyan Bumi Singo, sebagai staf akuntasi dan perpajakan, dengan fokus utama pekerjaan di bidang finance dan perpajakan.
Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan :

1.    Daftar Riwayat Hidup.

2.   Foto copy ijazah S-1.

3.   Foto copy sertifikat kursus/pelatihan.

4.   Pas foto terbaru.

Besar harapan saya untuk diberi kesempatan wawancara, dan dapat menjelaskan lebih mendalam mengenai diri saya.Seperti yang tersirat di resume (riwayat hidup), saya mempunyai latar belakang pendidikan, pengalaman potensi dan seorang pekerja keras.
Demikian saya sampaikan.Terima kasih atas perhatian Bapak.

Hormat saya,

   Putri

3. Menurut sifatnya surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1)      Surat Sangat Rahasia, Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang nerupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya, surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran

2)      Surat Rahasia. Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantasdiketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS, yaitu singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apapun. Surat jenis ini, misalnya surat tentang konduite pejabat dan surat dokumen suatu instansi.

3)      Surat Konfidensial. Surat yang isinya hanya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya, surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.

4)      Surat Biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak manapun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.

4. Berdaraskan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan  menjadi :

            1)  Pengumuman

Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam ruang lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.

            2) Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadangkadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke ruang lingkup yang lebih luas.

            3)   Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.

5. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya, surat terbagi atas :

            1)  Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.

            2)  Surat Segera

Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.

            3)  Surat Biasa

Jenis surat ini, baik cara pembuatan atau pengirimannya, tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.

6. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas :

1.      Kartu Pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 × 15  cm. Lembaran kertas surat ini, biasanya, tebal sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini, biasanya, dijual di kantor pos.

2.      Warkat Pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagaiamplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain. Lembaran surat jenis ini, biasanya, dijual di kantor pos.

3.      Telegram disebut juga surat kawat. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Jenis telegram terdiri atas telegram umum, telegram dinas, telegram kilat, dan telegram biasa. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi.

4.      Surat Bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini, biasanya, berpesan panjang dan tidak layak diketahui oleh pihak lain. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain.

Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain, yaitu:

            a) lebih terjamin kerahasiaan isinya;

            b) lebih leluasa dalam menulis isi surat;

            c) lebih santun dalam surat menyurat.

7. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas :

            1)  Memorandum

Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.

2) Nota

Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.

            3) Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.

8. Berdasarkan Pengertian Umum  

      1) Surat Terbuka

Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, baik perorangan  maupun kelompok yang, biasanya, dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka.

      2) Surat Tertutup

Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.

      3) Surat Kaleng

Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat.

9. Berdasarkan Pesan Surat

1.      Surat Keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.

2.      Surat Setengah Resmi adalah surat yang dikirim oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini, misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB, dan surat permohonan cuti.

3.      Surat Sosial Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang, biasanya, berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.

4.      Surat Niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.

5.      Surat Dinas Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dari organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.

6.      Surat Pengantar. Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengantar atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.

2.6              Hal- hal yang harus diperhatikan dalam surat- menyurat

1.     Pengirim surat, yaitu orang atau lembaga yang menyampaikanpesan lewatsurat.

2.     Penerima surat, yaitu orang atau lembaga sasaran yang dikirimi surat.

3.     Pesan, yaitu surat berupa informasi gagasan atau perasaan pengirimnya.

4.     Saluran, yaitu surat itu sendiri yanng memuat pesan yang diformulasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format surat yang sesuai dengan keperluan.

2.7     Prosedur Tata Persuratan

1.     Surat atau dokumen masuk ke sub bagian persuratan kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah untuk di catat di agenda surat masuk dan stempel nomor surat masuk

2.     Diteruskan ke sekretaris kapus untuk dicatat agenda kapus lalu surat/dokumen tersebut di beri lembar disposisi untuk disampaikan ke kepala pusat

3.     Kepala pusat memberikan Insstruksi/komentar dalam lembar disposisi untuk setiap surat agar di tindak lanjuti oleh bagian atau bidang-bidang yang ada di pusat Rekaya perangkat Nuklir.

4.     Sekertariat kapus, mencatat kembali Instruksi / Komentar di buku/agenda surat masuk kapus untuk selanjutnya di serahkan ke bagian tata usaha

5.     Bagian tata usaha untuk menindak lanjuti surat tersebut dengan memberi catatan dalam siposisi dan selanjutnya semua surat tersebut di berikan ke Sub bagian persyaratan, kepegawaian dan Dokumentasi ilmiah untuk penyelesaiannya

6.     Sub bagian persyaratan kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah memberikan instruksi ke sataf untuk menyampaikan surat-surat yang telah di beri komentar agar segera diselesaikan

7.     Sub bagian Persyaratan, kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah membuat konsep surat bila surat tersebut perlu di jawab dan untuk penomeran surat keluar di catat dalam buku atau agen surat keluar, untuk surat – surat keluar di beri atau dilampiri dengan lembar pengantar surat dan semua surat keluar masuk di arsip di sub bagian persyaratan, kepegawaian dan dokumentasi Ilmiah.

III.        KESIMPULAN

Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan.Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga.

                   

IV.           DAFTAR PUSTAKA

Ardiman, Surwih. 2010. “Artikel Tata Persuratan”. http://surwihardiman-   karyatulis.blogspot.co.id/2010/08/artikel-tata-persuratan-chuwy.html. Diakses pada     tanggal 15 Oktober 2015.

Corputty, Charley Christerico.  2014.  “Jenis – Jenis Surat Beserta Contohnya”. http://chris-            extraordinary05.blogspot.co.id/2014/07/jenis-jenis-surat-beserta-contohnya.html.   Diakses pada tanggal 15 Oktober 2015.

Isnawati, Dwi. 2014. “Bagian-Bagian Surat”. http://distiii.blogspot.co.id/2014/04/bagian-  bagian-surat.html. Diakses pada tanggal 18 Oktiber 2015.

Kurnia, Rahmat. 2015. “Contoh Makalah Tentang Surat Menyurat”.             http://rahmadkurnia1998.blogspot.co.id/2015/05/contoh-makalah-tentang-surat-     menyurat.html. Diakses pada tanggal 15 Oktober 2015.

 

NN. 2015. “Pengertian Surat Fungsi Jenis Menurut Para Ahli”.             http://www.landasanteori.com/2015/07/pengertian-surat-fungsi-jenis-menurut.html .          Diakses pada tanggal 10 November 2015.